仕事量が増えて残業ばかりの日々。上司へどうやって相談したらいい?

今回は「多すぎる仕事量を減らしたいけど、上司へどう伝えればいいのかわからない」という悩みにお答えします。

私はもともと経理事務の仕事で中途で入社しました。仕事量は慣れてきたこともあって、定時には終えて帰宅できる量でした。ですが、入社4年目に入って経理の仕事に加えて、「人事の仕事にも携わってほしい」と言われました。

初めは勤怠管理の仕事だけを任されていましたが、だんだんと仕事の領域が広がって、今は給与計算や採用業務まで携わるようになっています。

元々の経理事務の仕事もありますし、気づけば毎日夜遅くまで残業するようになっています。

当初は、人事の仕事を覚えてこなすのに必死で、不満を感じる暇すらなかったのですが、最近は「どうして私が毎日こんなに残業しないといけないの?」と思うようになりました。

上司は「信頼してるよ。いつもありがとう」と言って、労をねぎらってくれるので、なかなか不満を言い出しにくいです。

上司との信頼関係を壊さずに、職場にも迷惑かけずに、今の仕事量を減らすにはどのように相談すればいいでしょうか?

[相談者:35歳女性/住宅メーカー/経理事務/入社4年目]

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回答1:自分の仕事の棚卸をしてから、上司に相談する


人材サービス業務歴20年以上の勝山です。相談者さんは、きちんとお仕事をこなされる責任感のある人だとお見受けしました。だからこそ、次々と新しい仕事も任されるようになったのでしょう。相談内容を見る限り、仕事の内容ではなくて、業務量(残業時間)が問題になっているようですね。

現在の残業が多すぎる状況は、上司も理解しているとはいえ、「残業したくない」「仕事を減らしてほしい」などと、直接的にいきなり伝えると今の良い関係を壊しかねません。

まずは、現在「業務量が多い」ということを、業務の棚卸しをして客観的に上司に理解してもらう必要があります。「業務の棚卸」と言っても難しいことではなくて、日々の業務を洗い出して、自分で目標となる時間を決めたあと、お仕事をこなします。

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率良くこなしても、目標時間内に終わらない仕事をみつけたあとに、上司に業務量を減らすお願いをするのです。「習い事をしたいから、早めに帰宅したい」「家の用事がある」など理由をつけて、仕事量を減らしてもらうように相談してみてください。

また、残業が続くことで、精神的負担だけではなくて、肉体的負担も増えると思います。一人でお仕事を担当されていると、予期しない体調不良でお休みした場合に仕事が滞ってしまって、結果的に迷惑をかけてしまいかねません。

そうなる前に、今の業務を割り振って担当できるように、メンバーの増員を提案してみるのも一案です。

いずれにしても、信頼関係を維持するためにも、早めに業務の棚卸しをして、上司に現状を相談することをおすすめします。

回答2:自分から業務の改善案を大胆に提案してみる


元・人材コーディネーターの澤井です。一人で複数の業務をこなして頑張っていますね。優秀な人なのでしょう。ねぎらいの言葉があるとはいえ、毎日遅くまでの残業は身体的にも精神的にもツラいですよね。努力や工夫をしてこなしていても、上司にはそつなくこなしているように見えているのだと思います。

相談するときには、まず上司に見えていない苦労を言葉にして伝えてみてください。作業効率を上げるために事前に行っている事務処理などがあるはずです。

どんな小さなことでも構いません。残業が増えた原因と考えられる作業はすべて伝えてみてください。上司と現状をよりリアルに共有することが大切です。このときに気をつけたいのは、ただ不満を漏らすだけにならないように、やりがいを感じて仕事をしている気持ちも併せて伝えることです。

そして、「このように改善はできませんか?」と自分から提案するのです。実際に業務を担当しているからこそ、できる提案がたくさんあるはずです。「書類を不備なく提出してもらえるように、フォーマットを改善したい」でもいいですし、「アシスタントを一人採用してください!」という大胆な提案でもいいと思います。

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実際に、私も全く同じ状況に置かれたことがあるのでよくわかります。そのときは直属の上司に上記のように直談判しました。結果、今まで上司には見えていなかったリアルな業務量を共有することができて、作業の分担化やプライオリティーに応じて納期を調整してくれるなど、それまでよりも負担が減りましたよ(^-^)

何よりも本音を話すことで上司からの理解が深まって、その後も相談や提案がしやすくなりました。

経理や人事業務は会社にとって重要な業務です。それを任されているということは、上司はもちろん、会社からの評価も高いということです。ですので、思い切って業務改善の提案をしてみてください!

回答3:上司に感謝を示しつつ、正直に今の気持ちを伝える


人事、労務、法務責任者・まつしたです。相談者様は、上司からとても信頼されているようですね。私もその上司と同じで、給与計算を部下に指示する立場にいます。私の経験からも、給与まわりは信頼できる部下だけにお願いしています。

なので、信頼されている上司に向かって、「過度な残業時間は36協定違反です!」とか、「働き方改革が注目されている時代に残業が増えるのはおかしいです!」などの頭ごなしの不満をぶつけては、せっかくできた信頼感を損ねてしまいます。

上司に感謝の気持ちを示しつつ、腹を割って正直に気持ちを伝えることがいちばんのポイントです。たとえば、

「仕事の領域が広がるのはうれしいですが、残業続きなので身体がまいってしまっています。このままでは業務に支障が出るかもしれないので考えてほしいです」

と、重要な仕事を任せてくれる気持ちに応えたいけれども、仕事量が多くて、無理が出始めている事実を伝えるのです。

もし、給与や採用業務まで携わるようになった原因が欠員であれば、補充をお願いしましょう。もともと上司が行なっていた仕事を任せられたのであれば、次の管理者やリーダーの候補と考えている可能性もあります。

結局のところ、上司は、正直に悩みを打ち明ける部下のことを「なんとかしたい」と思うものです。部下の業務をどのようにするかは上司の裁量なので、今の仕事量を減らすためには現状を正直に上司に伝えてみてください。

回答4:不満ではなくて、現状と代案を伝える


元人事&キャリア・ディベロップメント・アドバイザーの仲森です。「仕事はできる人に集中する」と良く言われます。相談者さんも上司からその仕事ぶりが評価されて、「経理事務だけではもったいない」と見込まれて、色々と仕事を任されているのでしょう。

相談内容から、上司との関係は良好とお見受けしますが、単に不満だけを言うだけでは、上司もどうして良いかわかりませんし、関係がこじれる原因にもなりかねません。

まずは上司との面談を通じて、現状の業務量をこなすことは、自分の望む働き方とかけ離れていて、負担がかかっている現状を正直に伝えてみてください。さらに、何らかの形で「人員を増やす」ことを上司にお願いしてみるのもおすすめです。そのときに代案を出せば、上司も不満とは捉えないはずです。

たとえば、担当業務の中には、単純作業やマニュアルに沿って進められる定型業務も一部はあるはずです。

新入社員やアルバイト、派遣社員でも行なえるように、重要な業務と、そうでない業務をまず切り分けて、「○○と××は他の人でもできると思うので、難易度の高い●●と▲▲の仕事は私がやります」と提案すれば、上司も具体的な採用イメージが持てます。

このように、不満ではなくて、自分の負担がある現状と共に改善案を伝えてみてください。もし、業務の切り分けが1人でできないくらい忙しい状況であれば、無理をしないで、まずは上司に現状を伝えてみてください。

このまま不満を抱えたままストレスが溜まって、体調を崩したり、転職に至ってしまったら、上司としても望む結果ではないですよね。きっと「どうしてもっと早く相談してくれなかったのか」と残念に思うはずです。

ちなみに、「職場にも迷惑をかけずに」とありますが、あまり重く考えすぎるのは禁物です。多かれ少なかれ、周囲の力を借りながら(良くも悪くも)全体で仕事を進めていくのが会社組織です。1人で抱え込まずに周囲の力も借りていきましょう。

回答5:「本来の業務に支障をきたしそうで不安」と相談する


元・職業訓練校職員の小池です。毎日夜遅くまでお仕事お疲れ様です。実は、私もIT企業に勤めていた時に、だるま式に仕事量が増えて毎日残業でうんざりした経験があります。

プログラマからジョブローテーションで事務になったのですが、事務の仕事だけでなく開発の仕事も頼まれて手いっぱいになって、結果的に全てが中途半端になってしまいました。なので、相談者さんもいずれ手いっぱいになる可能性があります。

私もそうでしたが、仕事を減らしてもらうのに引け目を感じるとなかなか言い出せないものです。でも、仕事を増やしているのは上司なので、引け目を感じる必要は全くないのです!

まずは、現在の仕事状況を客観的にまとめて、オーバーワークであることを上司に相談してみてください。時間をかけて資料を作らなくても、タイムカードや勤怠システム画面を印刷して、負担になっている業務を手書きで書き込むだけで大丈夫です。

上司の期待や信頼を裏切らないように仕事を主体にして、オーバーワークのせいで仕事に影響が出る可能性を具体的に出して、「不安です」と強く伝えてください。

たとえば、「経理の仕事が圧迫されると精度が落ちて、決算期に数字が合わなったら会社に迷惑がかかりそうで不安です」とか、「やるべきことが多すぎて一つの作業に集中できないので、給与計算でミスをして社員に迷惑がかかりそうで不安です」などです。

不安を伝えてから、「経理の仕事をしっかりとやりたいので、他の業務を抑えてほしいです」と伝えるのです。

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私は上司から「本来の業務に影響が出る前に相談するように!」と叱られました。なので、事前に不安な状況を伝えると、上司も早めに動いてくれるはずです。

職場にも迷惑かけずに仕事を減らすのは至難の業です。でも、マニュアルが無かったり古かったりしたら、職場のためにマニュアル作成を依頼してみるのも良いです。誰でも作業ができるようにすれば、自分の仕事量も減って、他の社員も効率よく働けて一石二鳥です!

追加の業務のせいで本来の業務が圧迫されては本末転倒ですので、「経理の仕事に影響が出ないようにしたいのです!」と強く伝えて、業務の削減をお願いしましょう。

回答6:「残業が辛い」+「どこまでならできるか」を率直に伝える


人事&キャリアコンサルタント・にひらです。残業が続くと疲れますよね。体調は大丈夫ですか?あなたは、仕事はできるけど、断るのが苦手なのではないかと思いました。そういう人に仕事は集まります。

「これもキャリアアップのチャンス!」と前向きに捉えられるのなら、しばらく頑張るのも手です。ですが、「つらい・・・」と感じているのなら、以下の対処法をおすすめします。

それは、「残業が辛いこと」、そして、「どこまでならできそうなのか」を率直に伝えることです。

内容を拝見した限り、ただの雑務ではなくて、責任のある仕事が割り振られていること、また、上司がねぎらっていることから、仕事ぶりを認められていて、信頼されています。頼めばきちんと結果を出してくれて、おまけにどんなに頼んでも不満を言わない優秀な部下です。

だからこそ仕事は減りません。不満を言わないと、上司はあなたが不満に思っていることはわかりません。まずは、残業が増えすぎて辛くなっていることを正直に伝えてください。「辛い」と伝えることは不満ではなくて、「事実」です。

しかも、普段から期待以上の仕事をこなしてくれている部下からの相談なら、正直に伝えたからといって信頼関係が崩れることはありません。

また、同時に「ここまでなら問題なくできます」と伝えることで、上司もどこまでなら任せてよいのかを正しく把握できます。今後仕事を任せる時も、「これだと多すぎるだろうか」と考えてもらうきっかけにもなりますし、仕事自体が嫌なわけではないことも伝わります。

私も一時期、年間100人規模、北海道から沖縄までの全エリアの採用を一人で任されていたことがあります。

毎日出張と残業で疲れ果てていたので、「このままではダメだ!」と思って、上司に「今のままだと回りません。外に出るのは好きなのでいいのですが、せめて事務アシスタントをつけてもらえませんか?」と伝えたところ、アシスタントをつけてもらえました。

上司は、部下の仕事ぶりや努力する姿勢は十分理解できます。ですので、安心して今の気持ち、キャパシティを伝えてみてください。

回答7:仕事量と報酬のバランスを客観的に見てみる


臨床心理士の佐藤です。人間の心は、働きと報酬のバランスがきちんと取れている間は不満を感じません。ここでの「報酬」とは、お金だけではなくて、心が満たされるモノや行為すべてを指します。

きっとあなたの心も、当初は忙しいながらも上司や同僚からの賞賛、頼りにされている嬉しさ、仕事へのやりがいや達成感など、たくさんの報酬を受けてバランスを保っていたのでしょう。

ですが、今になって不満を抱え始めたのは単に仕事量が多いだけでなくて、与えられる報酬が減ってきたからかもしれませんね。

仕事に慣れてきて達成感や、やりがいを感じられなくなって、周りもあなたが経理も人事も担当するのが「当たり前」になってきた・・・そんな現状では不満が生じるのも当然です。一度、仕事量と報酬のバランスを見つめ直して、心がバランスを保てる範囲を見つけましょう

まず、今担当している仕事を全て紙に書き出してください。次に、担当している仕事に対して、自分が欲しいと思う報酬を書き出します。例えば、「勤怠管理:『ありがとう』の言葉1回」「採用業務:高級チョコ1箱」など、思いつくままに書きます。

この書き出した仕事と報酬のバランスについて、親しい同僚に意見してもらいます。第三者の意見を取り入れることで、客観的にも適正なバランスを見つけ出すことができます。

譲れない仕事量と報酬のバランスが見えてから、上司に相談してください。あなたを信頼している上司だからこそ、考え抜いた意見は受け止めてくれるはずです。

大切なのは、自分の気持ちや考えを整理してから上司に相談に行くことです。忙しい上司にわざわざ時間を作ってもらっているのに、感情的に詰め寄ったり、泣き出したり、話しているうちに意見がコロコロ変わるようでは、上司もうんざりしてしまいます。それこそ築き上げてきた信頼関係も壊してしまう行為です。

なので、「職場に迷惑をかけたくないからこそ、相談しているのだ」という姿勢を見せるためにも、心のバランスを客観的に見てから冷静に話してみてください。

3行まとめ:仕事量を減らす依頼の仕方

  • 仕事内容を紙に書き出して、負担の多い業務を客観的にみつける
  • 他の仕事に影響が出そうで不安・ツライことを正直に伝える
  • 改善案・代替案を出して、自分に何ができるのか上司に提案する
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